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如何策划会议方案

发布时间:2015-01-09 16:15:49 阅读次数:1100

一、引入案例

能干的王秘书,嘉庆公司是一家知名企业,一直领导着打印及成像领域的技术和市场的发展,并在以拄的市场竞争中取得了骄人的战果;这次司准备召开一次科技成果汇报会,拟定出席人员约30人,会期3天。公司办公室将策划会议方案的任务交给了小王秘书,小王秘书经过深思熟虑,拿出了一份完整具体、可操作的策划方案,办-/A`室主任看后对小王秘书大加赞赏。

    间题:
、1,.知果你是小王秘书,会怎样策划这次会议呢?
    2.会议策划方案包括哪些内容?
    3.怎样拟写会议策划方案?
二、知识介绍
    (一)会议策划方案的内容
    会议策划方案是会议活动各项策划意图的书面形态,是会务工作机构根据领导者的意图和指示制定的详细周密的书面方案。它是会议筹备工作的依据,是会议筹备工作有序进行的保障。会议策划方案经领导者审核批准后由会务工作机构具体实施。
    会议策划方案主要包括会议概要(会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等)、会议日程及相关事务、会议预算以及其他需要说明的事项。
    1.会议概要
    在会议概要部分,要确定会议主题。速记会议主题应该与会议目标一致,同时具有号召力,能够引起注意力和共鸣,比如区域合作会议可以“展望未来”作为主题,公司年会可以“营销整合提升绩效”为主题。又如TCL王牌高频电子有限公司召开的中期销售会议,就以“认清形势、转变观念、提高品质、保障效益”为中心议题。为让主题更加生动形象及深人人心,可以通过图形标志来表达主题,表现“展望未来”的标志可以是未来风格的设计,“营销整合”的主题可以用“涓涓细流,汇成奔腾的河流”之类的图形表示。当然,也可以用会议主题的字母缩写作为会议标志。
    在会议策划方案中还应写明具体的召开时间、召开地点。如果会场有多个,也应一一注明。同时,最好写明所设立的会议组织机构,如主席团、秘书组、宣传组、会务组和保卫组等。并且还应确定各组的负责人,分别负责落实各项会议工作。
    如果对会议所需设备有特殊要求,还应在策划方案中写明品种、规格和具体要求。
    Z.会议日程及相关事务
    会议日程是会议方案的主体部分。这里要考虑的是与会者的到达和离开时间、每一时段的活动安排、会议主题内容、活动地点等,除正式会议议程外,括与会者用餐、参观、娱乐和中间休息等,都需要尽可能详尽准确的考虑禾安排。此外,开幕式和闭幕式是需要重点考虑的环节。湖南速记会议日程经常是一侣由时间和事件组成的表格,但是很多会议重要事项,不能在日程表中详细扒举,因此,对于会议策划人员来说,一份详尽的包含了会议从策划、实施到评倪反馈每一个环节的相关事务列表是必需的。这实际上是会议组织的一份蓝自,如果能够按图索骥,会议自然能够组织得井井有条,达到预定的目标。
    3.会议预算以及其他需要说明的事项
    会议预算要从实际出发,预算会议所需的交通费用、餐宿费、场地租用费-A柳格魁笠一此阂宁古出.涌常潭照“节约、高效”的会议原则操作。

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